Niemal każde uzgadnianie zaczyna się od wyciągu bankowego. Jeśli jest niekompletny, wszystko dalej to zgadywanie. Dobra wiadomość: większość problemów z wyciągami jest przewidywalna, więc precyzyjna prośba zapobiega większości z nich.
Proś o każdy rachunek z nazwy
Klienci często wysyłają główny rachunek bieżący i zapominają o reszcie: rachunku oszczędnościowym, rachunku walutowym, firmowej karcie kredytowej, saldzie w bramce płatniczej. Wpisz każdy rachunek na listę z nazwą lub czterema ostatnimi cyframi, żeby brak od razu było widać.
Określ dokładny okres
„Wrzesień” może oznaczać 1-30 września albo wyciąg, który bank akurat wygenerował we wrześniu. Proś o pełny miesiąc kalendarzowy, od pierwszego do ostatniego dnia, i sprawdzaj daty na pierwszej i ostatniej stronie.
Wybieraj oryginalny eksport PDF
PDF pobrany z bankowości internetowej jest kompletny, przeszukiwalny i ma formatowanie banku. Zrzuty ekranu i zdjęcia monitora - nie: ucinają transakcje, ukrywają salda i nie da się ich przeszukiwać. Jeśli Twój program importuje dane bankowe, poproś też o CSV lub inny format, który obsługują Twoje narzędzia.
Sprawdź saldo początkowe i końcowe
Saldo końcowe za sierpień powinno równać się saldu początkowemu za wrzesień. Jeśli nie - brakuje wyciągu lub strony. Ta jedna kontrola w kilka sekund wychwytuje większość luk.
Najczęstsze błędy
- Brakujące strony - zwłaszcza w wielostronicowych PDF-ach wydrukowanych i zeskanowanych ponownie.
- Zły okres - wyciąg kończy się 25. dnia albo zaczyna w połowie miesiąca.
- Zły rachunek - zamiast firmowego przychodzi prywatny.
- Zrzuty ekranu - niepełne, nieczytelne albo bez sald.
- Pliki z hasłem - klient zapomina podać hasło.
Napisz instrukcję raz i używaj jej co miesiąc
Zbierz to w jednym zdaniu przy pozycji na liście: „Eksport PDF z bankowości internetowej dla każdego rachunku firmowego, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, wszystkie strony”. Klienci będą się do niego stosować znacznie rzetelniej niż do wyjaśnienia ukrytego w starym e-mailu.
Gdy wyciąg jest zły, powiedz dokładnie dlaczego
„Proszę wysłać ponownie” kończy się tym samym plikiem. „Wyciąg kończy się 25 września - proszę wyeksportować go do 30.” daje właściwy plik za pierwszym razem.
W MonthDocs możesz mieć osobną pozycję dla każdego rachunku z własną instrukcją i odrzucić plik z konkretnym powodem, który klient od razu zobaczy.
