Presque tout rapprochement commence par le relevé bancaire. S'il est incomplet, tout le reste relève de la devinette. Bonne nouvelle : la plupart des problèmes de relevés sont prévisibles, donc une demande précise en évite l'essentiel.
Demandez chaque compte nommément
Les clients envoient souvent le compte courant principal et oublient le reste : un compte d'épargne, un compte en devise, une carte de crédit professionnelle, le solde d'un prestataire de paiement. Listez chaque compte par son nom ou ses quatre derniers chiffres, pour qu'un manquant saute aux yeux.
Précisez la période exacte
« Septembre » peut vouloir dire du 1er au 30 septembre, ou le relevé que la banque a édité en septembre. Demandez le mois civil complet, du premier au dernier jour, et vérifiez les dates sur la première et la dernière page.
Préférez l'export PDF d'origine
Un PDF téléchargé depuis la banque en ligne est complet, consultable et à la mise en forme de la banque. Les captures d'écran et les photos d'écran ne le sont pas : elles coupent des opérations, masquent les soldes et ne se recherchent pas. Si votre logiciel importe les données bancaires, demandez aussi le CSV ou le format accepté par vos outils.
Vérifiez le solde d'ouverture et de clôture
Le solde de clôture d'août doit être égal au solde d'ouverture de septembre. Sinon, il manque un relevé ou une page. Ce seul contrôle détecte la plupart des trous en quelques secondes.
Les erreurs les plus fréquentes
- Pages manquantes, surtout dans les PDF de plusieurs pages imprimés puis rescannés.
- Mauvaise période : un relevé qui s'arrête le 25 ou commence en milieu de mois.
- Mauvais compte : le compte personnel au lieu du compte professionnel.
- Captures d'écran : partielles, illisibles ou sans soldes.
- Fichiers protégés par mot de passe : le client oublie de le transmettre.
Rédigez la consigne une fois, réutilisez-la chaque mois
Résumez tout en une phrase à côté de l'élément : « Export PDF depuis la banque en ligne pour chaque compte professionnel, du premier au dernier jour du mois, toutes les pages. » Les clients la suivront bien plus fiablement qu'une explication noyée dans un vieil e-mail.
Quand un relevé est faux, dites exactement pourquoi
« Merci de renvoyer » ramène le même fichier. « Le relevé s'arrête au 25 septembre, merci de l'exporter jusqu'au 30 » ramène le bon fichier du premier coup.
Dans MonthDocs, vous pouvez créer un élément par compte avec sa propre consigne et refuser un fichier avec un motif précis que le client voit immédiatement.
