Szinte minden egyeztetés a bankszámlakivonattal kezdődik. Ha hiányos, minden, ami utána jön, csak találgatás. A jó hír: a kivonatokkal kapcsolatos problémák többsége előre látható, így egy pontos kéréssel a legtöbb megelőzhető.
Kérjen be minden számlát, név szerint
Az ügyfelek gyakran csak a fő folyószámlát küldik el, a többiről megfeledkeznek: a megtakarítási számláról, egy második, devizás számláról, a céges hitelkártyáról, egy fizetési szolgáltatónál lévő egyenlegről. Az ellenőrzőlistán minden számlát nevezzen meg, vagy adja meg az utolsó négy számjegyét, hogy egy hiányzó számla azonnal feltűnjön.
Adja meg a pontos időszakot
A „szeptember” jelentheti a szeptember 1-30. közötti időszakot, de azt a kivonatot is, amelyet a bank éppen szeptemberben állított ki. Kérje a teljes naptári hónapot, az első naptól az utolsóig, és ellenőrizze a dátumokat az első és az utolsó oldalon.
Az eredeti PDF-exportot részesítse előnyben
A netbankból letöltött PDF teljes, kereshető, és a bank saját formázását viseli. A képernyőképek és a monitorról készült fotók nem ilyenek: levágják a tételeket, elrejtik az egyenlegeket, és nem lehet bennük keresni. Ha a szoftvere importálja a banki adatokat, kérje a CSV-t vagy más olyan exportot is, amelyet az eszközei kezelnek.
Ellenőrizze a nyitó és a záró egyenleget
Az augusztusi záró egyenlegnek meg kell egyeznie a szeptemberi nyitó egyenleggel. Ha nem egyezik, egy kivonat vagy egy oldal hiányzik. Ez az egyetlen ellenőrzés másodpercek alatt kiszűri a legtöbb hiányt.
A leggyakoribb hibák
- Hiányzó oldalak - különösen a kinyomtatott, majd újra beszkennelt többoldalas PDF-eknél.
- Rossz időszak - a kivonat 25-én ér véget, vagy a hónap közepén kezdődik.
- Rossz számla - a céges helyett a magánszámla kivonata érkezik.
- Képernyőképek - hiányosak, olvashatatlanok vagy egyenleg nélküliek.
- Jelszóval védett fájlok - az ügyfél elfelejti megadni a jelszót.
Írja le az útmutatást egyszer, és használja minden hónapban
Foglalja mindezt egyetlen mondatba az ellenőrzőlista tétele mellett: „PDF-export a netbankból minden céges számláról, a hónap első napjától az utolsóig, az összes oldallal.” Az ügyfelek sokkal megbízhatóbban követik majd, mint egy régi e-mailben elrejtett magyarázatot.
Ha egy kivonat hibás, mondja meg pontosan, miért
A „Kérem, küldje el újra” ugyanazt a fájlt hozza vissza. „A kivonat szeptember 25-én ér véget - kérem, exportálja 30-ig” elsőre a megfelelő fájlt eredményezi.
A MonthDocs rendszerben számlánként külön ellenőrzőlista-tételt állíthat be saját útmutatással, és egy fájlt konkrét indoklással utasíthat el, amelyet az ügyfél azonnal lát.
