Casi toda conciliación empieza por el extracto bancario. Si está incompleto, todo lo demás son suposiciones. La buena noticia: la mayoría de los problemas con los extractos son previsibles, así que una petición precisa evita casi todos.
Pide cada cuenta por su nombre
Los clientes suelen enviar la cuenta corriente principal y olvidar el resto: una cuenta de ahorro, una cuenta en otra divisa, una tarjeta de crédito de empresa, el saldo de una pasarela de pago. Incluye cada cuenta en la lista por su nombre o sus cuatro últimos dígitos, para que la que falta salte a la vista.
Indica el periodo exacto
«Septiembre» puede significar del 1 al 30 de septiembre, o el extracto que el banco generó en septiembre. Pide el mes natural completo, del primer al último día, y comprueba las fechas de la primera y la última página.
Prefiere la exportación original en PDF
Un PDF descargado de la banca online está completo, permite búsquedas y tiene el formato del banco. Las capturas de pantalla y las fotos de un monitor no: cortan movimientos, ocultan saldos y no se pueden buscar. Si tu software importa datos bancarios, pide también el CSV u otro formato que acepten tus herramientas.
Comprueba el saldo inicial y final
El saldo final de agosto debe coincidir con el saldo inicial de septiembre. Si no coincide, falta un extracto o una página. Esta sola comprobación detecta la mayoría de huecos en segundos.
Los errores más frecuentes
- Páginas que faltan, sobre todo en PDF de varias páginas impresos y escaneados de nuevo.
- Periodo equivocado: un extracto que termina el día 25 o empieza a mitad de mes.
- Cuenta equivocada: llega la cuenta personal en lugar de la de la empresa.
- Capturas de pantalla: parciales, ilegibles o sin saldos.
- Archivos con contraseña: el cliente olvida compartirla.
Escribe la instrucción una vez y reutilízala cada mes
Resume todo en una frase junto al elemento de la lista: «Exportación PDF de la banca online de cada cuenta de la empresa, del primer al último día del mes, todas las páginas». Los clientes la seguirán mucho mejor que una explicación perdida en un correo antiguo.
Si el extracto está mal, di exactamente por qué
«Vuelve a enviarlo» trae el mismo archivo. «El extracto termina el 25 de septiembre; expórtalo hasta el 30, por favor» trae el archivo correcto a la primera.
En MonthDocs puedes crear un elemento por cuenta con su propia instrucción y rechazar un archivo con un motivo concreto que el cliente ve al instante.
