Майже кожна звірка починається з банківської виписки. Якщо вона неповна, усе подальше - здогадки. Добра новина: більшість проблем із виписками передбачувані, тож точний запит запобігає більшості з них.
Просіть кожен рахунок поіменно
Клієнти часто надсилають основний поточний рахунок і забувають про решту: ощадний рахунок, валютний рахунок, корпоративну кредитну картку, баланс у платіжному сервісі. Укажіть кожен рахунок у списку за назвою або останніми чотирма цифрами, щоб відсутній одразу було видно.
Задайте точний період
«Вересень» може означати 1-30 вересня або виписку, яку банк випадково сформував у вересні. Просіть повний календарний місяць, з першого до останнього дня, і перевіряйте дати на першій та останній сторінках.
Віддавайте перевагу оригінальному PDF
PDF, завантажений з інтернет-банку, повний, із пошуком і в оформленні банку. Скриншоти й фото екрана - ні: вони обрізають операції, приховують залишки й не піддаються пошуку. Якщо ваша програма імпортує банківські дані, просіть також CSV або інший формат, який приймають ваші інструменти.
Перевірте початковий і кінцевий залишок
Кінцевий залишок за серпень має дорівнювати початковому залишку за вересень. Якщо ні - бракує виписки або сторінки. Ця одна перевірка за кілька секунд виявляє більшість прогалин.
Найпоширеніші помилки
- Бракує сторінок - особливо в багатосторінкових PDF, які роздрукували й знову відсканували.
- Не той період - виписка закінчується 25-го або починається із середини місяця.
- Не той рахунок - замість рахунку компанії надіслано особистий.
- Скриншоти - неповні, нечитабельні або без залишків.
- Файли з паролем - клієнт забуває повідомити пароль.
Напишіть інструкцію один раз і використовуйте щомісяця
Зберіть усе в одне речення біля пункту списку: «PDF-виписка з інтернет-банку за кожним рахунком компанії, з першого до останнього дня місяця, усі сторінки». Клієнти виконуватимуть її набагато надійніше, ніж пояснення, загублене в старому листі.
Коли виписка неправильна, кажіть точно чому
«Надішліть ще раз» приводить до того самого файлу. «Виписка закінчується 25 вересня - вивантажте, будь ласка, до 30-го» дає правильний файл із першого разу.
У MonthDocs можна створити окремий пункт для кожного рахунку з власною інструкцією та відхилити файл із конкретною причиною, яку клієнт одразу побачить.
