Quasi ogni riconciliazione parte dall'estratto conto. Se è incompleto, tutto il resto è un'ipotesi. La buona notizia: la maggior parte dei problemi con gli estratti è prevedibile, quindi una richiesta precisa ne evita quasi tutti.
Chiedi ogni conto per nome
I clienti spesso inviano il conto corrente principale e dimenticano il resto: un conto deposito, un conto in valuta, una carta di credito aziendale, il saldo di un servizio di pagamento. Elenca ogni conto nella lista con il nome o le ultime quattro cifre, così quello mancante salta all'occhio.
Specifica il periodo esatto
«Settembre» può voler dire dal 1° al 30 settembre, oppure l'estratto che la banca ha generato a settembre. Chiedi il mese solare completo, dal primo all'ultimo giorno, e controlla le date sulla prima e sull'ultima pagina.
Preferisci l'esportazione PDF originale
Un PDF scaricato dall'home banking è completo, ricercabile e ha il formato della banca. Screenshot e foto dello schermo no: tagliano movimenti, nascondono i saldi e non si possono cercare. Se il tuo software importa dati bancari, chiedi anche il CSV o il formato accettato dai tuoi strumenti.
Controlla saldo iniziale e finale
Il saldo finale di agosto deve coincidere con il saldo iniziale di settembre. Se non coincide, manca un estratto o una pagina. Questo solo controllo trova la maggior parte delle lacune in pochi secondi.
Gli errori più comuni
- Pagine mancanti, soprattutto nei PDF multipagina stampati e riscansionati.
- Periodo sbagliato: un estratto che finisce il 25 o inizia a metà mese.
- Conto sbagliato: arriva il conto personale invece di quello aziendale.
- Screenshot: parziali, illeggibili o senza saldi.
- File protetti da password: il cliente si dimentica di comunicarla.
Scrivi l'istruzione una volta e riusala ogni mese
Riassumi tutto in una frase accanto alla voce della lista: «Esportazione PDF dall'home banking di ogni conto aziendale, dal primo all'ultimo giorno del mese, tutte le pagine». I clienti la seguiranno molto più di una spiegazione sepolta in una vecchia e-mail.
Se l'estratto è sbagliato, di' esattamente perché
«Per favore rimandalo» porta allo stesso file. «L'estratto termina il 25 settembre, esportalo fino al 30» porta il file giusto al primo colpo.
In MonthDocs puoi creare una voce per ogni conto con la sua istruzione e rifiutare un file con un motivo preciso che il cliente vede subito.
