Neredeyse her mutabakat banka ekstresiyle başlar. Ekstre eksikse, ardından gelen her şey tahmine dayanır. İyi haber şu: ekstrelerle ilgili sorunların çoğu öngörülebilirdir, bu nedenle net bir talep bunların çoğunu önler.
Her hesabı adıyla isteyin
Müşteriler çoğu zaman ana vadesiz hesabı gönderir ve gerisini unutur: bir tasarruf hesabı, ikinci bir döviz hesabı, şirket kredi kartı, bir ödeme kuruluşundaki bakiye. Her hesabı kontrol listenizde adıyla veya son dört hanesiyle belirtin; böylece eksik olan hemen göze çarpar.
Dönemi tam olarak belirtin
“Eylül”, 1-30 Eylül anlamına gelebileceği gibi bankanın Eylül ayında oluşturduğu ekstre anlamına da gelebilir. Ayın ilk gününden son gününe kadar tam takvim ayını isteyin ve ilk ve son sayfadaki tarihleri kontrol edin.
Orijinal PDF dökümünü tercih edin
İnternet bankacılığından indirilen bir PDF eksiksizdir, içinde arama yapılabilir ve bankanın kendi biçimini taşır. Ekran görüntüleri ve ekranın fotoğrafları öyle değildir: işlemleri keser, bakiyeleri gizler ve içlerinde arama yapılamaz. Yazılımınız banka verilerini içe aktarıyorsa, araçlarınızın kabul ettiği CSV veya diğer dışa aktarma dosyasını da isteyin.
Açılış ve kapanış bakiyesini kontrol edin
Ağustos ayının kapanış bakiyesi Eylül ayının açılış bakiyesine eşit olmalıdır. Eşit değilse, bir ekstre veya bir sayfa eksiktir. Bu tek kontrol, boşlukların çoğunu saniyeler içinde yakalar.
En sık yapılan hatalar
- Eksik sayfalar - özellikle yazdırılıp yeniden taranan çok sayfalı PDF dosyalarında.
- Yanlış dönem - ayın 25’inde biten ya da ay ortasında başlayan bir ekstre.
- Yanlış hesap - işletme hesabı yerine gönderilen şahsi hesap.
- Ekran görüntüleri - kısmi, okunaksız veya bakiyesiz.
- Şifre korumalı dosyalar - müşteri şifreyi paylaşmayı unutur.
Talimatı bir kez yazın, her ay yeniden kullanın
Bunların hepsini kontrol listesi kaleminin yanında tek bir cümlede toplayın: “Her işletme hesabı için internet bankacılığından PDF dökümü, ayın ilk gününden son gününe, tüm sayfalar.” Müşteriler buna, eski bir e-postanın içinde kaybolmuş bir açıklamadan çok daha güvenilir şekilde uyar.
Bir ekstre hatalıysa, nedenini tam olarak söyleyin
“Lütfen yeniden gönderin” aynı dosyanın tekrar gelmesine yol açar. “Ekstre 25 Eylül’de bitiyor - lütfen ayın 30’una kadar olan dökümü alın” ise doğru dosyayı ilk seferde getirir.
MonthDocs ile her hesap için kendi talimatı olan ayrı bir kontrol listesi kalemi oluşturabilir ve bir dosyayı, müşterinin hemen gördüğü net bir gerekçeyle reddedebilirsiniz.
