Takmer každé odsúhlasenie sa začína bankovým výpisom. Keď je neúplný, všetko ďalšie je odhad. Dobrá správa: väčšina problémov s výpismi je predvídateľná, takže presná žiadosť im väčšinou predíde.
Žiadajte každý účet menovite
Klienti často pošlú hlavný bežný účet a na zvyšok zabudnú: sporiaci účet, druhý účet v cudzej mene, firemnú kreditnú kartu, zostatok v platobnej bráne. Uveďte každý účet v zozname názvom alebo poslednými štyrmi číslicami, aby bol chýbajúci hneď vidieť.
Určte presné obdobie
„September“ môže znamenať 1. - 30. septembra, alebo výpis, ktorý banka náhodou vygenerovala v septembri. Žiadajte celý kalendárny mesiac od prvého do posledného dňa a skontrolujte dátumy na prvej a poslednej strane.
Uprednostnite originálny PDF export
PDF stiahnuté z internetbankingu je kompletné, prehľadávateľné a má formát banky. Snímky obrazovky a fotky monitora nie: orezávajú transakcie, skrývajú zostatky a nedajú sa prehľadávať. Ak váš softvér importuje bankové dáta, žiadajte aj CSV alebo iný export, ktorý vaše nástroje prijímajú.
Skontrolujte počiatočný a konečný zostatok
Konečný zostatok za august sa má rovnať počiatočnému zostatku za september. Ak nie, chýba výpis alebo strana. Táto jediná kontrola odhalí väčšinu medzier za pár sekúnd.
Najčastejšie chyby
- Chýbajúce strany - hlavne pri viacstranových PDF, ktoré boli vytlačené a znova naskenované.
- Nesprávne obdobie - výpis končí 25. dňa alebo začína v polovici mesiaca.
- Nesprávny účet - namiesto firemného príde súkromný.
- Snímky obrazovky - neúplné, nečitateľné alebo bez zostatkov.
- Súbory s heslom - klient zabudne heslo poslať.
Napíšte pokyn raz a používajte ho každý mesiac
Zhrňte to do jednej vety pri položke v zozname: „PDF export z internetbankingu za každý firemný účet, od prvého do posledného dňa mesiaca, všetky strany.“ Klienti sa ňou budú riadiť oveľa spoľahlivejšie ako vysvetlením schovaným v starom e-maile.
Keď je výpis zlý, povedzte presne prečo
„Pošlite to, prosím, znova“ vedie k rovnakému súboru. „Výpis končí 25. septembra - vyexportujte ho, prosím, do 30.“ prinesie správny súbor na prvýkrát.
V MonthDocs môžete mať pre každý účet samostatnú položku s vlastným pokynom a súbor vrátiť s konkrétnym dôvodom, ktorý klient hneď uvidí.
