Aproape orice reconciliere începe cu extrasul de cont. Dacă acesta este incomplet, tot ce urmează devine ghicitoare. Vestea bună: majoritatea problemelor cu extrasele sunt previzibile, așa că o cerere precisă le previne pe cele mai multe.
Cereți fiecare cont, pe nume
Clienții trimit adesea contul curent principal și uită restul: un cont de economii, un al doilea cont în valută, un card de credit al firmei, soldul de la un procesator de plăți. Treceți fiecare cont în lista de documente cu denumirea lui sau cu ultimele patru cifre, astfel încât un cont lipsă să sară imediat în ochi.
Precizați perioada exactă
„Septembrie” poate însemna 1-30 septembrie sau extrasul pe care banca s-a întâmplat să îl genereze în septembrie. Cereți luna calendaristică întreagă, din prima până în ultima zi, și verificați datele de pe prima și de pe ultima pagină.
Preferați exportul PDF original
Un PDF descărcat din internet banking este complet, permite căutarea în text și păstrează formatarea băncii. Capturile de ecran și fotografiile ecranului nu au aceste calități: taie tranzacții, ascund soldurile și nu permit căutarea. Dacă programul dumneavoastră importă date bancare, cereți și fișierul CSV sau alt export pe care îl acceptă instrumentele dumneavoastră.
Verificați soldul inițial și soldul final
Soldul final din august trebuie să fie egal cu soldul inițial din septembrie. Dacă nu este, lipsește un extras sau o pagină. Această singură verificare prinde majoritatea golurilor în câteva secunde.
Cele mai frecvente greșeli
- Pagini lipsă - mai ales în PDF-urile cu mai multe pagini, tipărite și scanate din nou.
- Perioadă greșită - un extras care se termină pe 25 sau începe la jumătatea lunii.
- Cont greșit - un cont personal trimis în locul celui al firmei.
- Capturi de ecran - parțiale, ilizibile sau fără solduri.
- Fișiere protejate cu parolă - clientul uită să transmită parola.
Scrieți instrucțiunea o dată și refolosiți-o în fiecare lună
Puneți toate acestea într-o singură propoziție lângă elementul din listă: „Export PDF din internet banking pentru fiecare cont al firmei, din prima până în ultima zi a lunii, toate paginile.” Clienții o vor urma mult mai sigur decât o explicație îngropată într-un e-mail vechi.
Când un extras este greșit, spuneți exact de ce
„Vă rog să retrimiteți” aduce din nou același fișier. „Extrasul se termină pe 25 septembrie - vă rog să îl exportați până pe 30” aduce fișierul corect din prima.
În MonthDocs puteți defini câte un element în lista de documente pentru fiecare cont, cu propria instrucțiune, și puteți respinge un fișier cu un motiv precis, pe care clientul îl vede imediat.
