Quase toda conciliação começa pelo extrato bancário. Se ele está incompleto, todo o resto vira adivinhação. A boa notícia: a maioria dos problemas com extratos é previsível, então um pedido preciso evita quase todos eles.
Peça cada conta pelo nome
É comum o cliente mandar a conta corrente principal e esquecer o resto: uma conta poupança, uma conta em outra moeda, um cartão de crédito empresarial, o saldo de uma plataforma de pagamentos. Liste cada conta no seu checklist pelo nome ou pelos quatro últimos dígitos, para que a que estiver faltando fique evidente.
Defina o período exato
“Setembro” pode significar de 1 a 30 de setembro ou o extrato que o banco por acaso gerou em setembro. Peça o mês completo, do primeiro ao último dia, e confira as datas na primeira e na última página.
Prefira o PDF original exportado
Um PDF baixado do internet banking vem completo, permite busca e tem a formatação do próprio banco. Prints de tela e fotos do monitor não: cortam lançamentos, escondem saldos e não permitem busca. Se o seu sistema importa dados bancários, peça também o CSV ou outro arquivo que as suas ferramentas aceitem.
Confira o saldo inicial e o saldo final
O saldo final de agosto precisa ser igual ao saldo inicial de setembro. Se não for, está faltando um extrato ou uma página. Essa única conferência encontra a maioria das lacunas em segundos.
Os erros mais comuns
- Páginas faltando - principalmente em PDFs de várias páginas que foram impressos e escaneados de novo.
- Período errado - um extrato que termina no dia 25 ou começa no meio do mês.
- Conta errada - a conta pessoal enviada no lugar da conta da empresa.
- Prints de tela - parciais, ilegíveis ou sem saldos.
- Arquivos protegidos por senha - o cliente esquece de mandar a senha.
Escreva a instrução uma vez e reutilize todo mês
Resuma tudo isso em uma frase ao lado do item do checklist: “PDF exportado do internet banking de cada conta da empresa, do primeiro ao último dia do mês, todas as páginas.” O cliente vai seguir essa frase com muito mais confiabilidade do que uma explicação perdida em um e-mail antigo.
Quando o extrato vier errado, diga exatamente o porquê
“Por favor, envie de novo” traz o mesmo arquivo outra vez. “O extrato termina em 25 de setembro - exporte até o dia 30, por favor” traz o arquivo certo logo na primeira vez.
No MonthDocs você pode criar um item do checklist por conta, cada um com a sua instrução, e recusar um arquivo com um motivo específico que o cliente vê na hora.
