Téměř každé odsouhlasení začíná bankovním výpisem. Když je neúplný, vše další je odhad. Dobrá zpráva: většina problémů s výpisy je předvídatelná, takže přesná žádost jim většinou předejde.
Žádejte každý účet jmenovitě
Klienti často pošlou hlavní běžný účet a na zbytek zapomenou: spořicí účet, druhý účet v cizí měně, firemní kreditní kartu, zůstatek u platební brány. Uveďte každý účet v seznamu jménem nebo posledními čtyřmi číslicemi, aby byl chybějící hned vidět.
Určete přesné období
„Září“ může znamenat 1.-30. září, nebo výpis, který banka náhodou vygenerovala v září. Žádejte celý kalendářní měsíc od prvního do posledního dne a zkontrolujte data na první a poslední straně.
Preferujte originální PDF export
PDF stažené z internetového bankovnictví je kompletní, prohledávatelné a má formát banky. Snímky obrazovky a fotky monitoru ne: ořezávají transakce, skrývají zůstatky a nejdou prohledávat. Pokud váš software importuje bankovní data, žádejte také CSV nebo jiný export, který vaše nástroje přijímají.
Zkontrolujte počáteční a konečný zůstatek
Konečný zůstatek za srpen se má rovnat počátečnímu zůstatku za září. Pokud ne, chybí výpis nebo strana. Tato jediná kontrola odhalí většinu mezer během několika vteřin.
Nejčastější chyby
- Chybějící strany - hlavně u vícestránkových PDF, která byla vytištěna a znovu naskenována.
- Špatné období - výpis končí 25. dne nebo začíná v polovině měsíce.
- Špatný účet - místo firemního přijde soukromý.
- Snímky obrazovky - neúplné, nečitelné nebo bez zůstatků.
- Soubory s heslem - klient zapomene heslo sdělit.
Napište pokyn jednou a používejte ho každý měsíc
Shrňte to do jedné věty u položky v seznamu: „PDF export z internetového bankovnictví za každý firemní účet, od prvního do posledního dne měsíce, všechny strany.“ Klienti se jí budou řídit mnohem spolehlivěji než vysvětlením schovaným ve starém e-mailu.
Když je výpis špatně, řekněte přesně proč
„Pošlete to prosím znovu“ vede ke stejnému souboru. „Výpis končí 25. září - vyexportujte ho prosím do 30.“ přinese správný soubor napoprvé.
V MonthDocs můžete mít pro každý účet samostatnou položku s vlastním pokynem a soubor vrátit s konkrétním důvodem, který klient hned uvidí.
