Puedes pedir a los clientes escaneos en PDF, pero la mayoría seguirá haciendo una foto con el móvil. Luchar contra esa costumbre rara vez funciona. Es mejor aceptar las fotos y enseñar a los clientes a hacerlas útiles: una vez, con claridad y de forma que lo recuerden.
Por qué fallan las fotos del móvil
- El documento está fotografiado en ángulo y el texto del borde lejano no se lee.
- Con poca luz, la cámara emborrona la imagen.
- El flash crea un reflejo blanco justo sobre el total o la fecha.
- Parte del documento queda cortada, a menudo la más importante.
- Los documentos de varias páginas llegan como un montón de imágenes sueltas y desordenadas.
Cinco reglas para compartir con los clientes
- Plano y desde arriba. Coloca el documento sobre una mesa y sostén el móvil justo encima.
- Fondo oscuro. Un papel blanco sobre una mesa oscura es más fácil de encuadrar.
- Buena luz, sin flash. Luz natural o una habitación bien iluminada; apaga el flash para evitar reflejos.
- Todo dentro del encuadre. Las cuatro esquinas visibles, con totales, fechas y sellos.
- Comprueba antes de enviar. Amplía una vez: si no puedes leer el número más pequeño, repite la foto.
Recuerda a los clientes el escáner que ya tienen
La mayoría de los móviles incluye un escáner de documentos que endereza la página, elimina sombras y guarda un PDF, por ejemplo en la app de notas o de archivos, o en las apps de almacenamiento en la nube más habituales. Muchos clientes no saben que existe. Una pista de una línea con el nombre de la función en su móvil suele resolver el problema para siempre.
Documentos de varias páginas
Pide que escaneen los documentos de varias páginas en un solo PDF en lugar de fotos sueltas. Si aun así envían fotos, que las suban en el orden de las páginas y de una vez, para poder mantenerlas juntas.
Si una foto no sirve, di exactamente por qué
«Vuelve a enviarla» trae la misma foto hecha de la misma manera. «El total de abajo está cortado; repite la foto con el tique entero» le dice al cliente qué cambiar. Ser concreto convierte un rechazo en un arreglo rápido.
Que subir no sea lo difícil
Si para subir hace falta un ordenador o una contraseña, los clientes guardarán las fotos «para luego» y las olvidarán. Una página de subida adaptada al móvil, a la que se llega desde un enlace, permite enviar la foto en el momento en que se hace.
MonthDocs permite a los clientes subir fotos y PDF directamente desde el móvil con un enlace seguro, y a ti rechazar un archivo con un motivo concreto que el cliente ve al instante.
