Le puteți cere clienților scanări PDF, dar majoritatea tot vor face o fotografie cu telefonul. Lupta cu acest obicei funcționează rareori. O abordare mai bună este să acceptați fotografiile de pe telefon și să-i învățați pe clienți cum să le facă utilizabile - o singură dată, clar, într-un mod pe care să și-l amintească.
De ce ies prost fotografiile de pe telefon
- Documentul este fotografiat din unghi, așa că textul de pe marginea îndepărtată este ilizibil.
- Lumina slabă face ca imaginea să iasă mișcată.
- Blițul creează o pată albă peste total sau peste dată.
- O parte din document este tăiată - adesea partea cea mai importantă.
- Documentele cu mai multe pagini sosesc ca o grămadă de imagini separate, în altă ordine.
Cinci reguli de transmis clienților
- Așezat plat și fotografiat de sus. Puneți documentul pe masă și țineți telefonul exact deasupra lui.
- Fundal închis. O pagină albă pe o masă închisă la culoare este mai ușor de încadrat de cameră.
- Lumină bună, fără bliț. Lumina zilei sau o cameră luminoasă; opriți blițul ca să evitați reflexiile.
- Totul în cadru. Toate cele patru colțuri vizibile, inclusiv totalurile, datele și ștampilele.
- Verificați înainte de trimitere. Măriți o dată imaginea - dacă nu puteți citi cel mai mic număr, refaceți fotografia.
Îndrumați-i pe clienți spre scanerul pe care îl au deja
Majoritatea telefoanelor au un scaner de documente care îndreaptă pagina, elimină umbrele și salvează un PDF - de exemplu în aplicația integrată de notițe sau de fișiere ori în aplicațiile obișnuite de stocare în cloud. Mulți clienți nu știu că există. O indicație de un rând, cu numele funcției de pe telefonul lor, rezolvă adesea problema definitiv.
Documentele cu mai multe pagini
Rugați-i pe clienți să scaneze documentele cu mai multe pagini într-un singur PDF, nu în fotografii separate. Dacă totuși trimit fotografii, rugați-i să le încarce în ordinea paginilor și toate deodată, ca să le puteți păstra împreună.
Când o fotografie nu este utilizabilă, spuneți exact de ce
„Vă rog să retrimiteți” aduce aceeași fotografie, făcută în același fel. „Totalul din partea de jos este tăiat - vă rog să refaceți fotografia cu tot bonul în cadru” îi spune clientului ce să schimbe. Precizia transformă o respingere într-o corectură rapidă.
Nu faceți din încărcare partea grea
Dacă încărcarea cere un calculator sau o parolă, clienții vor păstra fotografiile „pentru mai târziu” și le vor uita. O pagină de încărcare adaptată pentru mobil, deschisă dintr-un link, înseamnă că fotografia poate fi trimisă chiar în momentul în care a fost făcută.
MonthDocs le permite clienților să încarce fotografii și PDF-uri direct de pe telefon, printr-un link securizat, iar dumneavoastră vă permite să respingeți un fișier cu un motiv precis, pe care clientul îl vede imediat.
