Un cliente nuevo está más motivado en los primeros días. Ese es el momento de reunir todo lo que vas a necesitar - no dentro de tres meses, cuando descubras que falta un contrato en la primera declaración trimestral. Una lista de alta bien organizada hace que el arranque sea más rápido para los dos lados.
Divide la lista en dos
Los documentos de alta se piden una sola vez. Los documentos mensuales se piden en cada periodo. Mezclarlos confunde a los clientes (“¿tengo que mandar el acta constitutiva cada mes?”). Ten dos listas separadas y deja claro cuál es cuál.
Documentos únicos para el alta
- Acta constitutiva o registro de la empresa y RFC
- Registro de las obligaciones de IVA, si aplica
- Identificación de los socios o administradores, según lo que exijan las reglas locales de prevención de lavado de dinero
- Contrato de servicios o carta de encargo firmada
- Autorización para actuar ante el SAT, si presentas declaraciones a nombre del cliente
- Lista de todas las cuentas bancarias, tarjetas y plataformas de pago que usa el negocio
- Últimos estados financieros anuales y declaraciones presentadas, o los datos de contacto del contador anterior
- Saldos abiertos: facturas de clientes y de proveedores pendientes de pago a la fecha de inicio
- Contratos laborales y datos de nómina, si el cliente tiene empleados
- Contratos de renta, de créditos y de arrendamiento
Acuerden la lista mensual desde el primer día
Aprovecha la plática de alta para configurar la lista recurrente: qué cuentas bancarias, de dónde salen las facturas, si habrá tickets, si hay nómina. Acuerden la fecha límite de cada mes y cómo se le van a mandar los recordatorios al cliente. Los clientes que conocen la rutina desde el principio casi nunca necesitan que los persigas después.
Contacta pronto al contador anterior
Si el cliente viene de otro despacho, pídele permiso para contactar al contador anterior en la primera semana. Los saldos iniciales, los auxiliares y las declaraciones presentadas son mucho más fáciles de conseguir mientras la entrega está reciente.
Mándale al cliente una nota corta de bienvenida
- Qué necesitas ahora (la lista de alta) y para cuándo
- Qué vas a necesitar cada mes (la lista recurrente)
- Dónde subir los documentos y a quién preguntarle sus dudas
- Cuándo va a volver a saber de ti
Cierra el alta de forma explícita
Cuando hayas recibido todos los documentos del alta, díselo al cliente: “El alta está completa - a partir de ahora vas a recibir una lista mensual corta.” Esta transición clara separa el esfuerzo de una sola vez de la rutina y hace que la rutina se sienta más ligera.
En MonthDocs puedes invitar a un cliente nuevo con un clic, darle su lista mensual desde el primer periodo y guardar los documentos del alta en el mismo lugar seguro.
