Новый клиент наиболее мотивирован в первые дни. Именно тогда стоит собрать всё, что понадобится, - а не через три месяца, когда при первой квартальной отчётности выяснится, что не хватает договора. Структурированный стартовый список ускоряет начало для обеих сторон.
Разделите список на два
Стартовые документы запрашиваются один раз. Ежемесячные - каждый период. Если их смешать, клиенты путаются («мне каждый месяц присылать выписку из реестра?»). Ведите два отдельных списка и чётко объясняйте, где какой.
Разовые документы на старте
- Выписка из реестра и налоговые идентификационные номера
- Регистрация плательщика НДС, если есть
- Идентификация владельцев или директоров по местным правилам противодействия отмыванию денег
- Подписанный договор на бухгалтерское обслуживание
- Доверенность для взаимодействия с налоговой, если вы сдаёте отчётность за клиента
- Перечень всех банковских счетов, карт и платёжных сервисов компании
- Последняя сданная финансовая и налоговая отчётность или контакты прежнего бухгалтера
- Открытые остатки: неоплаченные счета клиентов и поставщиков на дату начала
- Трудовые договоры и данные по зарплате, если у клиента есть сотрудники
- Договоры аренды, кредита и лизинга
Согласуйте ежемесячный список в первый же день
Используйте стартовую встречу, чтобы настроить регулярный список: какие банковские счета, откуда приходят счета, ожидаются ли чеки, есть ли зарплата. Договоритесь о ежемесячном сроке и способе напоминаний. Клиенты, знающие рутину с самого начала, редко нуждаются в напоминаниях позже.
Обращайтесь к прежнему бухгалтеру пораньше
Если клиент меняет фирму, попросите в первую неделю разрешения связаться с прежним бухгалтером. Входящие остатки, регистры и сданную отчётность гораздо проще получить, пока передача дел свежа.
Отправьте клиенту короткое приветствие
- Что нужно сейчас (стартовый список) и к какому сроку
- Что понадобится каждый месяц (регулярный список)
- Куда загружать и к кому обращаться с вопросами
- Когда вы свяжетесь в следующий раз
Завершите старт явно
Когда придут все стартовые документы, скажите клиенту: «Старт завершён - теперь каждый месяц вы будете получать короткий список». Чёткий переход отделяет разовые усилия от рутины, и рутина кажется легче.
В MonthDocs вы приглашаете нового клиента одним кликом, с первого периода назначаете ему ежемесячный список и храните стартовые документы в том же безопасном месте.
