Un nuovo cliente è al massimo della motivazione nei primi giorni. È il momento di raccogliere tutto ciò che servirà, non tra tre mesi, quando alla prima dichiarazione trimestrale scopri che manca un contratto. Una lista di avvio strutturata rende l'inizio più rapido per entrambi.
Dividi la lista in due
I documenti di avvio si chiedono una volta. Quelli mensili, a ogni periodo. Mescolarli confonde il cliente («devo mandare la visura camerale ogni mese?»). Tieni due liste separate e spiega chiaramente quale è quale.
Documenti una tantum per l'avvio
- Visura camerale e codici fiscali
- Partita IVA e relativa attribuzione
- Identificazione di titolari o amministratori secondo la normativa antiriciclaggio
- Lettera d'incarico o contratto firmato
- Delega per operare con l'amministrazione finanziaria, se presenti per conto del cliente
- Elenco di tutti i conti, carte e servizi di pagamento dell'azienda
- Ultimo bilancio e ultime dichiarazioni presentate, o contatto del consulente precedente
- Partite aperte: fatture clienti e fornitori non saldate alla data di inizio
- Contratti di lavoro e dati paghe, se il cliente ha dipendenti
- Contratti di locazione, finanziamento e leasing
Concorda la lista mensile il primo giorno
Usa l'incontro iniziale per impostare la lista ricorrente: quali conti, da dove arrivano le fatture, se ci saranno scontrini, se ci sono buste paga. Concordate la scadenza mensile e come arriveranno i promemoria. I clienti che conoscono la routine fin dall'inizio raramente vanno sollecitati.
Contatta presto il consulente precedente
Se il cliente cambia studio, chiedi nella prima settimana il permesso di contattare il consulente precedente. Saldi di apertura, registri e dichiarazioni presentate si ottengono molto più facilmente finché il passaggio è recente.
Manda al cliente un breve benvenuto
- Cosa ti serve ora (lista di avvio) ed entro quando
- Cosa ti servirà ogni mese (lista ricorrente)
- Dove caricare e a chi rivolgersi per le domande
- Quando ti farai sentire di nuovo
Chiudi l'avvio in modo esplicito
Quando hai ricevuto tutti i documenti di avvio, dillo al cliente: «L'avvio è completato: da ora riceverai ogni mese una breve lista». Questo passaggio chiaro separa lo sforzo iniziale dalla routine e rende la routine più leggera.
In MonthDocs inviti un nuovo cliente con un clic, gli assegni la lista mensile dal primo periodo e conservi i documenti di avvio nello stesso posto sicuro.
