Un cliente nuevo está más motivado que nunca en los primeros días. Es el momento de reunir todo lo que vas a necesitar, no dentro de tres meses, cuando descubras que falta un contrato en la primera declaración trimestral. Una lista de alta estructurada agiliza el inicio para ambas partes.
Divide la lista en dos
Los documentos de alta se piden una vez. Los mensuales, cada periodo. Mezclarlos confunde al cliente («¿tengo que enviar la escritura de constitución cada mes?»). Mantén dos listas separadas y deja claro cuál es cuál.
Documentos únicos para el alta
- Escritura o certificado de registro de la empresa y números de identificación fiscal
- Alta en el IVA, si corresponde
- Identificación de los socios o administradores según la normativa local de prevención de blanqueo
- Contrato o carta de encargo firmada
- Autorización para actuar ante la administración tributaria, si presentas en nombre del cliente
- Lista de todas las cuentas bancarias, tarjetas y pasarelas de pago del negocio
- Últimas cuentas anuales y declaraciones presentadas, o contacto del asesor anterior
- Saldos abiertos: facturas pendientes de cobro y de pago a la fecha de inicio
- Contratos laborales y datos de nómina, si el cliente tiene empleados
- Contratos de alquiler, préstamo y leasing
Acuerda la lista mensual el primer día
Aprovecha la reunión de alta para configurar la lista recurrente: qué cuentas, de dónde llegan las facturas, si habrá tiques, si hay nóminas. Acordad la fecha límite mensual y cómo se enviarán los recordatorios. Los clientes que conocen la rutina desde el principio rara vez necesitan que los persigan.
Contacta pronto con el asesor anterior
Si el cliente cambia de despacho, pide en la primera semana permiso para contactar con el asesor anterior. Los saldos de apertura, los libros y las declaraciones presentadas son mucho más fáciles de conseguir mientras el traspaso es reciente.
Envía al cliente una breve bienvenida
- Qué necesitas ahora (la lista de alta) y para cuándo
- Qué necesitarás cada mes (la lista recurrente)
- Dónde subir los documentos y a quién preguntar
- Cuándo volverá a saber de ti
Cierra el alta de forma explícita
Cuando tengas todos los documentos de alta, díselo al cliente: «El alta está completa; a partir de ahora recibirás una lista mensual corta». Esa transición clara separa el esfuerzo puntual de la rutina y hace que la rutina parezca más ligera.
En MonthDocs invitas a un cliente nuevo con un clic, le asignas su lista mensual desde el primer periodo y guardas los documentos de alta en el mismo lugar seguro.
