Un client nou este cel mai motivat în primele zile. Acela este momentul să colectați tot ce vă va trebui - nu peste trei luni, când descoperiți un contract lipsă la prima raportare trimestrială. O listă structurată pentru preluare face începutul mai rapid pentru ambele părți.
Împărțiți lista în două
Documentele de preluare se cer o singură dată. Documentele lunare se cer în fiecare perioadă. Amestecarea lor îi derutează pe clienți („trebuie să trimit certificatul de înregistrare în fiecare lună?”). Păstrați două liste separate și spuneți clar care este care.
Documente unice pentru preluare
- Extras din registrul comerțului și codurile de identificare fiscală
- Înregistrarea în scopuri de TVA, dacă este cazul
- Identificarea proprietarilor sau administratorilor, conform regulilor locale de prevenire a spălării banilor
- Contractul de servicii semnat
- Împuternicirea de a reprezenta clientul în relația cu administrația fiscală, dacă depuneți declarații în numele lui
- Lista tuturor conturilor bancare, cardurilor și procesatorilor de plăți folosiți de firmă
- Ultimele situații financiare anuale și declarații fiscale depuse sau datele de contact ale contabilului anterior
- Soldurile deschise: facturile neîncasate de la clienți și facturile neplătite către furnizori la data de început
- Contractele de muncă și datele de salarizare, dacă clientul are angajați
- Contractele de închiriere, de credit și de leasing
Stabiliți lista lunară din prima zi
Folosiți discuția de preluare pentru a configura lista recurentă de documente: ce conturi bancare, ce surse de facturi, dacă sunt așteptate bonuri, dacă există salarizare. Stabiliți termenul pentru fiecare lună și cum va primi clientul mementourile. Clienții care cunosc rutina de la început au rareori nevoie să fie urmăriți mai târziu.
Contactați din timp contabilul anterior
Dacă clientul schimbă cabinetul, cereți-i în prima săptămână permisiunea de a contacta contabilul anterior. Soldurile inițiale, registrele și declarațiile depuse se obțin mult mai ușor cât timp predarea este recentă.
Trimiteți-i clientului o scurtă notă de bun venit
- Ce vă trebuie acum (lista de preluare) și până când
- Ce vă va trebui în fiecare lună (lista recurentă)
- Unde se încarcă documentele și pe cine contactează pentru întrebări
- Când va primi următoarea veste de la dumneavoastră
Încheiați preluarea în mod explicit
Când toate documentele de preluare au sosit, spuneți-i clientului: „Preluarea este încheiată - de acum înainte veți primi o listă lunară scurtă.” Această tranziție clară separă efortul unic de rutină și face rutina să pară mai ușoară.
În MonthDocs puteți invita un client nou cu un singur clic, îi puteți da lista lunară de documente din prima perioadă și puteți păstra documentele de preluare în același loc securizat.
