O novo cliente está no auge da motivação nos primeiros dias. Esse é o momento de reunir tudo o que você vai precisar - e não daqui a três meses, quando você descobre que falta um contrato na primeira apuração trimestral. Uma lista de onboarding estruturada deixa o começo mais rápido para os dois lados.
Divida a lista em duas
Os documentos de onboarding são pedidos uma única vez. Os documentos mensais são pedidos a cada período. Misturar os dois confunde o cliente (“preciso mandar o contrato social todo mês?”). Mantenha duas listas separadas e diga claramente qual é qual.
Documentos únicos para o onboarding
- Contrato social ou documento de constituição da empresa e cartão CNPJ
- Inscrições estadual e municipal, quando aplicáveis
- Identificação dos sócios ou administradores, conforme as regras de prevenção à lavagem de dinheiro aplicáveis ao seu escritório
- Contrato de prestação de serviços contábeis assinado
- Procuração para atuar junto aos órgãos fiscais, se você entrega obrigações em nome do cliente
- Lista de todas as contas bancárias, cartões e plataformas de pagamento usadas pela empresa
- Últimas demonstrações contábeis e declarações entregues, ou o contato do contador anterior
- Saldos em aberto: notas de clientes a receber e notas de fornecedores a pagar na data de início
- Contratos de trabalho e dados da folha de pagamento, se o cliente tem funcionários
- Contratos de aluguel, empréstimo e leasing
Combine a lista mensal já no primeiro dia
Use a conversa de onboarding para montar o checklist recorrente: quais contas bancárias, de onde vêm as notas fiscais, se haverá recibos, se existe folha de pagamento. Combine o prazo de cada mês e como o cliente vai ser lembrado. Clientes que conhecem a rotina desde o início raramente precisam ser cobrados depois.
Fale com o contador anterior logo cedo
Se o cliente está trocando de escritório, peça autorização para falar com o contador anterior na primeira semana. Saldos de abertura, razões contábeis e declarações entregues são muito mais fáceis de conseguir enquanto a transição ainda está fresca.
Envie ao cliente uma mensagem curta de boas-vindas
- O que você precisa agora (a lista de onboarding) e até quando
- O que você vai precisar todo mês (a lista recorrente)
- Onde enviar e com quem falar em caso de dúvidas
- Quando ele vai ter notícias suas de novo
Encerre o onboarding de forma explícita
Quando todos os itens do onboarding forem recebidos, avise o cliente: “O onboarding está concluído - a partir de agora, você vai receber uma lista mensal curta.” Essa transição clara separa o esforço único da rotina e faz a rotina parecer mais leve.
No MonthDocs você convida um novo cliente com um clique, entrega a ele o checklist mensal desde o primeiro período e guarda os documentos de onboarding no mesmo lugar seguro.
