Un nouveau client n'est jamais aussi motivé que les premiers jours. C'est le moment de rassembler tout ce dont vous aurez besoin, et non trois mois plus tard, quand vous découvrez qu'un contrat manque lors de la première déclaration trimestrielle. Une liste d'accueil structurée accélère le démarrage pour les deux parties.
Séparez la liste en deux
Les pièces d'accueil se demandent une fois ; les pièces mensuelles, à chaque période. Les mélanger perd le client (« dois-je envoyer mon extrait Kbis chaque mois ? »). Tenez deux listes distinctes et dites clairement laquelle est laquelle.
Pièces ponctuelles pour l'accueil
- Extrait d'immatriculation et numéros d'identification fiscale
- Numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant
- Identification des dirigeants ou associés selon les règles locales de lutte contre le blanchiment
- Lettre de mission signée
- Mandat pour agir auprès de l'administration fiscale, si vous déclarez pour le client
- Liste de tous les comptes bancaires, cartes et prestataires de paiement de l'entreprise
- Derniers comptes annuels et déclarations déposés, ou coordonnées du précédent expert-comptable
- Soldes ouverts : factures clients et fournisseurs impayées à la date de reprise
- Contrats de travail et éléments de paie, si le client a des salariés
- Baux, contrats de prêt et de crédit-bail
Fixez la liste mensuelle dès le premier jour
Profitez du rendez-vous d'accueil pour paramétrer la liste récurrente : quels comptes, quelles sources de factures, s'il y aura des tickets, s'il y a de la paie. Convenez de l'échéance mensuelle et du mode de relance. Les clients qui connaissent la routine dès le départ ont rarement besoin d'être relancés ensuite.
Contactez tôt le précédent cabinet
Si le client change de cabinet, demandez dès la première semaine l'autorisation de contacter son précédent expert-comptable. Soldes d'ouverture, grands livres et déclarations déposées s'obtiennent bien plus facilement tant que la passation est récente.
Envoyez un court message de bienvenue
- Ce dont vous avez besoin maintenant (liste d'accueil) et pour quand
- Ce qu'il faudra chaque mois (liste récurrente)
- Où déposer et à qui poser ses questions
- Quand le client aura de vos nouvelles
Clôturez l'accueil explicitement
Quand toutes les pièces d'accueil sont reçues, dites-le : « L'accueil est terminé, vous recevrez désormais une courte liste chaque mois. » Cette transition nette sépare l'effort ponctuel de la routine et rend la routine plus légère.
Dans MonthDocs, vous invitez un nouveau client en un clic, lui attribuez sa liste mensuelle dès la première période et conservez les pièces d'accueil au même endroit sécurisé.
