Você pode pedir PDFs escaneados, mas a maioria dos clientes vai continuar tirando foto com o celular. Brigar contra esse hábito raramente funciona. O melhor caminho é aceitar as fotos do celular e ensinar o cliente a deixá-las utilizáveis - uma vez, com clareza, de um jeito que ele lembre.
Por que as fotos do celular dão errado
- O documento é fotografado de lado, e o texto da borda mais distante fica ilegível.
- Pouca luz faz a câmera borrar a imagem.
- O flash cria um reflexo branco em cima do valor total ou da data.
- Uma parte do documento fica cortada - muitas vezes a mais importante.
- Documentos de várias páginas chegam como um monte de imagens soltas e fora de ordem.
Cinco regras para passar aos clientes
- Documento deitado e foto de cima. Coloque o documento sobre uma mesa e segure o celular bem acima dele.
- Fundo escuro. Uma folha branca sobre uma mesa escura é mais fácil para a câmera enquadrar.
- Boa luz, sem flash. Luz do dia ou um ambiente bem iluminado; desligue o flash para evitar reflexo.
- Tudo dentro do enquadramento. Os quatro cantos visíveis, incluindo totais, datas e carimbos.
- Confira antes de enviar. Dê um zoom - se não der para ler o menor número, tire a foto de novo.
Mostre ao cliente o scanner que ele já tem
A maioria dos celulares tem um scanner de documentos que endireita a página, tira as sombras e salva em PDF - por exemplo, no aplicativo de notas ou de arquivos que já vem no aparelho, ou nos aplicativos de armazenamento em nuvem mais comuns. Muitos clientes não sabem que isso existe. Uma dica de uma linha com o nome do recurso no celular dele muitas vezes resolve o problema de vez.
Documentos de várias páginas
Peça ao cliente que escaneie documentos de várias páginas em um único PDF, em vez de fotos separadas. Se ele mandar fotos mesmo assim, peça que envie na ordem das páginas e tudo de uma vez, para você conseguir manter tudo junto.
Quando a foto não der para usar, diga exatamente por quê
“Por favor, envie de novo” traz a mesma foto, tirada do mesmo jeito. “O total no rodapé ficou cortado - tire a foto de novo com o recibo inteiro no enquadramento” diz ao cliente o que mudar. Ser específico transforma uma recusa em uma correção rápida.
Não deixe o envio ser a parte difícil
Se enviar exige computador ou senha, o cliente vai guardar as fotos “para depois” e esquecer. Uma página de envio pensada para o celular, aberta por um link, permite mandar a foto no mesmo momento em que ela é tirada.
O MonthDocs permite que o cliente envie fotos e PDFs direto do celular por um link seguro, e permite que você recuse um arquivo com um motivo específico que o cliente vê na hora.
