Vous pouvez demander des scans PDF, mais la plupart des clients prendront quand même une photo avec leur téléphone. Lutter contre cette habitude marche rarement. Mieux vaut accepter les photos et apprendre aux clients à les rendre exploitables : une fois, clairement, d'une façon qu'ils retiendront.
Pourquoi les photos au téléphone ratent
- La pièce est photographiée de biais : le texte du bord éloigné devient illisible.
- Avec peu de lumière, l'appareil rend l'image floue.
- Le flash crée un reflet blanc pile sur le total ou la date.
- Une partie du document est coupée, souvent la plus importante.
- Les documents de plusieurs pages arrivent en tas d'images séparées et désordonnées.
Cinq règles à partager avec les clients
- À plat et vu du dessus. Posez la pièce sur une table et tenez le téléphone juste au-dessus.
- Fond sombre. Une feuille blanche sur une table sombre se cadre plus facilement.
- Bonne lumière, sans flash. Lumière du jour ou pièce bien éclairée ; coupez le flash pour éviter les reflets.
- Tout dans le cadre. Les quatre coins visibles, avec totaux, dates et tampons.
- Vérifiez avant d'envoyer. Zoomez une fois : si le plus petit chiffre est illisible, reprenez la photo.
Rappelez aux clients le scanner qu'ils ont déjà
La plupart des téléphones intègrent un scanner de documents qui redresse la page, supprime les ombres et enregistre un PDF, par exemple dans l'application de notes ou de fichiers, ou dans les applications de stockage en ligne courantes. Beaucoup de clients l'ignorent. Une indication d'une ligne avec le nom de la fonction sur leur téléphone règle souvent le problème pour de bon.
Documents de plusieurs pages
Demandez aux clients de numériser les documents de plusieurs pages en un seul PDF plutôt qu'en photos séparées. S'ils envoient quand même des photos, qu'ils les déposent dans l'ordre des pages et en une seule fois, pour les garder ensemble.
Quand une photo est inutilisable, dites exactement pourquoi
« Merci de renvoyer » ramène la même photo prise de la même façon. « Le total en bas est coupé, merci de reprendre le ticket en entier » dit au client quoi changer. La précision transforme un refus en correction rapide.
Le dépôt ne doit pas être la partie difficile
Si déposer demande un ordinateur ou un mot de passe, les clients gardent les photos « pour plus tard » et les oublient. Une page de dépôt adaptée au mobile, accessible par un lien, permet d'envoyer la photo au moment même où elle est prise.
MonthDocs permet aux clients de déposer photos et PDF directement depuis leur téléphone via un lien sécurisé, et à vous de refuser un fichier avec un motif précis que le client voit immédiatement.
