A nadie le gusta perseguir clientes, y a los clientes no les gusta que los persigan. Aun así, la mayoría de los despachos tiene que mandar recordatorios a por lo menos algunos clientes cada mes. La diferencia entre un recordatorio que molesta y uno que da resultados casi nunca es el tono - es el contenido y el momento.
Di exactamente qué falta
“Por favor, manda tus documentos” obliga al cliente a averiguar qué te falta todavía. “Solo nos falta el estado de cuenta de la cuenta de ahorro” se resuelve en diez segundos. Los recordatorios específicos se sienten como ayuda; los genéricos se sienten como presión.
No les recuerdes nada a quienes ya cumplieron
Nada desgasta más la confianza que un recordatorio enviado a un cliente que ayer subió todo. Si tus recordatorios van a toda tu lista de clientes, sepáralos: solo los clientes con documentos pendientes deben recibir algo.
Elige un ritmo predecible
Un calendario sencillo funciona para la mayoría de los despachos: la solicitud cuando se abre el periodo, un recordatorio unos días antes de la fecha límite y otro el mismo día de la fecha límite. Los clientes aprenden el ritmo y dejan de tomar cada mensaje como una sorpresa.
Respeta el tiempo del cliente
Manda los recordatorios en horario laboral, en la zona horaria del cliente. Un mensaje a las 11 de la noche se siente como presión, aunque solo sea una automatización que corre con la hora de tu servidor.
Ofrece ayuda, no presión
Un cliente atrasado muchas veces está atorado con un solo documento: un banco que cambió su formato de descarga, un proveedor que todavía no factura. Una línea como “Si algo te está deteniendo, solo responde este correo” convierte el recordatorio en una conversación y muchas veces saca a la luz el problema real.
Que el siguiente paso sea un clic
Cada recordatorio debe incluir un enlace directo al lugar donde el cliente puede subir sus documentos. Si tiene que buscar un correo viejo o recordar una contraseña, el recordatorio falló aunque lo haya leído.
Sabe cuándo cambiar de canal
Si dos recordatorios no funcionaron, un tercer correo casi nunca lo hará. Una llamada corta - “Veo que nos faltan los cambios de nómina, ¿todo bien?” - normalmente resuelve en dos minutos lo que los correos no lograron en dos semanas.
Un checklist rápido para cada recordatorio
- Menciona solo los documentos que faltan
- Va solo a los clientes con documentos pendientes
- Muestra la fecha límite
- Llega en el horario laboral del cliente
- Incluye un enlace directo para subir los documentos
- Invita al cliente a responder si está atorado
MonthDocs manda recordatorios así de forma automática: solo a los clientes con documentos pendientes, con la lista exacta de lo que falta, en el idioma y la zona horaria de cada cliente.
