Ninguém gosta de cobrar cliente, e cliente não gosta de ser cobrado. Mesmo assim, a maioria dos escritórios precisa lembrar pelo menos alguns clientes todo mês. A diferença entre um lembrete que irrita e um que dá resultado normalmente não está no tom - está no conteúdo e no momento.
Diga exatamente o que falta
“Por favor, envie seus documentos” obriga o cliente a descobrir o que você ainda precisa. “Só falta o extrato da conta poupança” se resolve em dez segundos. Lembretes específicos parecem ajuda; lembretes genéricos parecem cobrança chata.
Não lembre quem já terminou
Nada mina a confiança mais rápido do que um lembrete enviado a um cliente que mandou tudo ontem. Se os seus lembretes vão para a lista inteira de clientes, segmente: só quem tem itens em aberto deve receber alguma coisa.
Escolha um ritmo previsível
Um cronograma simples funciona para a maioria dos escritórios: o pedido quando o período abre, um lembrete alguns dias antes do prazo e outro no próprio dia do prazo. O cliente aprende o ritmo e deixa de tratar cada mensagem como surpresa.
Respeite o tempo do cliente
Envie lembretes em horário comercial, no fuso horário do cliente. Uma mensagem às 23h soa como pressão, mesmo quando é só uma automação rodando no relógio do seu servidor.
Ofereça ajuda, não pressão
O cliente atrasado muitas vezes está travado em um único documento: um banco que mudou o formato de exportação, um fornecedor que ainda não emitiu a nota. Uma frase como “Se algo estiver impedindo, é só responder” transforma o lembrete em conversa e muitas vezes revela o problema real.
Deixe o próximo passo a um clique
Todo lembrete deve ter um link direto para o lugar onde o cliente envia os documentos. Se ele precisar procurar um e-mail antigo ou lembrar uma senha, o lembrete falhou, mesmo que tenha sido lido.
Saiba a hora de trocar de canal
Se dois lembretes não funcionaram, um terceiro e-mail dificilmente vai funcionar. Uma ligação rápida - “Estou vendo que faltam as alterações da folha, está tudo bem?” - normalmente resolve em dois minutos o que os e-mails não resolveram em duas semanas.
Um checklist rápido para todo lembrete
- Lista só os itens que faltam
- Vai só para clientes com itens em aberto
- Mostra o prazo
- Chega no horário comercial do cliente
- Traz um link direto para envio
- Convida o cliente a responder se estiver travado
O MonthDocs envia lembretes assim automaticamente: só para clientes com itens faltando, listando exatamente o que falta, no idioma e no fuso horário do cliente.
