Nihče ne mara loviti strank in stranke ne marajo, da jih kdo lovi. Pa vendar mora večina računovodskih servisov vsak mesec opomniti vsaj nekatere stranke. Razlika med opomnikom, ki moti, in tistim, ki prinese rezultate, običajno ni v tonu - je v vsebini in času.
Navedite natančno, kaj manjka
„Prosim, pošljite dokumente“ stranko prisili, da sama ugotovi, kaj še potrebujete. „Manjka nam le bančni izpisek za varčevalni račun“ zahteva deset sekund. Konkretni opomniki delujejo kot pomoč, splošni pa kot sitnarjenje.
Ne opominjajte tistih, ki so že vse oddali
Nič ne spodkoplje zaupanja hitreje kot opomnik, poslan stranki, ki je vse naložila že včeraj. Če vaši opomniki gredo celotnemu seznamu strank, jih razdelite: sporočilo naj prejmejo samo stranke z odprtimi postavkami.
Izberite predvidljiv ritem
Za večino računovodskih servisov deluje preprost urnik: zahteva ob odprtju obdobja, en opomnik nekaj dni pred rokom in en na sam dan roka. Stranke se ritma naučijo in sporočil ne doživljajo več kot presenečenje.
Spoštujte čas stranke
Opomnike pošiljajte med delovnim časom v časovnem pasu stranke. Sporočilo ob 23. uri deluje kot pritisk, tudi če gre le za avtomatizacijo, ki teče po uri vašega strežnika.
Ponudite pomoč, ne pritiska
Stranka z zamudo se pogosto zatakne pri enem dokumentu: banka je spremenila izvoz, dobavitelj še ni izstavil računa. Vrstica, kot je „Če vas kaj ovira, preprosto odgovorite“, opomnik spremeni v pogovor in pogosto razkrije pravo težavo.
Naj bo naslednji korak en klik
Vsak opomnik naj vsebuje neposredno povezavo do mesta, kjer stranka lahko nalaga. Če mora poiskati staro e-poštno sporočilo ali se spomniti gesla, opomnik ni uspel, tudi če ga je prebrala.
Vedite, kdaj zamenjati kanal
Če dva opomnika nista delovala, tretje e-poštno sporočilo redko bo. Kratek telefonski klic - „Vidim, da nam manjkajo spremembe pri plačah, je vse v redu?“ - običajno v dveh minutah reši, česar e-pošta ni v dveh tednih.
Hiter kontrolni seznam za vsak opomnik
- Navaja samo manjkajoče postavke
- Gre samo strankam z odprtimi postavkami
- Prikazuje rok
- Prispe med delovnim časom stranke
- Vsebuje neposredno povezavo za nalaganje
- Stranko povabi, naj odgovori, če se je zataknilo
MonthDocs takšne opomnike pošilja samodejno: samo strankam z manjkajočimi postavkami, z natančnim seznamom tega, kar manjka, v jeziku in časovnem pasu stranke.
